산더미 종이 영수증 없앤 모바일 페이퍼리스 혁신, 하이드로텍

디지털 전환(DX)을 망설이는 전통적인 제조업이나 연령대가 높은 조직에서 가장 흔히 듣는 우려는 이것입니다. "새로운 시스템을 도입하면 현장 직원들이 어려워하지 않을까요?" 종이 결재와 수기 처리에 익숙한 조직일수록 새로운 IT 솔루션 도입은 거대한 진입 장벽으로 다가옵니다.

하지만 글로벌 유압 기술을 선도하는 하이드로텍(주)은 달랐습니다. 임직원 대상 외부 SaaS 솔루션 도입이 '처음'이었음에도 불구하고, 스팬딧을 통해 완벽한 페이퍼리스(Paperless) 환경을 구축하는 데 성공했습니다.

'일하기 좋은 기업'으로 선정될 만큼 임직원의 행복과 성장을 중요하게 생각하는 하이드로텍이, 어떻게 현장직 직원들까지 100% 만족시킨 재무 혁신을 이뤄냈는지 그 생생한 이야기를 들어보았습니다.

[성공 사례 요약]

• 기업명: 하이드로텍(주)

• 산업: 제조업 (유압파워팩 및 유압 토탈 솔루션)

• 도입 목적: 종이 영수증 수기 처리 불편 해소, 지사-본사 간 증빙 전달 비용 절감, 페이퍼리스 업무 환경 구축

• 핵심 솔루션: 스팬딧 모바일 앱

• 도입 효과: 마감 업무 소요 시간 50% 이상 단축, 종이 및 우편 비용 100% 절감, 현장/생산직 임직원의 폭발적인 사용 만족도

도입 배경: 현장과 본사를 괴롭히던 '종이 영수증'의 늪

스팬딧 도입 전, 하이드로텍의 경비 처리는 전형적인 아날로그 방식이었습니다.

모든 임직원은 지출이 발생할 때마다 종이 영수증을 일일이 사진으로 찍어 사내 ERP 시스템에 등록해야만 했습니다. 외부 현장이나 출장 중에는 사내 ERP 접속이 불가능했기 때문에, 직원들은 지갑에 영수증을 꽉꽉 채워 다니며 분실의 스트레스에 시달려야 했습니다. 지출 사유를 잊어버리는 일도 비일비재했습니다.

이로 인해 매월 초, 관리부는 각 부서에서 올라온 산더미 같은 영수증과 경비지출명세서를 일일이 눈으로 대조하고 사내 ERP에 수기로 입력하는 엄청난 고충을 겪었습니다. 특히 지사에 근무하는 직원들은 영수증 분실 우려 속에, 매번 본사로 서류를 우편 발송해야 하는 번거로움까지 안고 있었습니다.

매월 초마다 영수증과 씨름하는 관리부, 그리고 영수증을 잃어버릴까 봐 전전긍긍하며 우편을 보내야 했던 지사 직원들. 이 비효율적인 악순환을 끊어내고 '페이퍼리스 업무 환경'을 구축하는 것이 시급했습니다." (하이드로텍 관리부 이지우 대리)

주요 활용 기능: '모바일 편의성'과 '유연한 시스템'의 결합

하이드로텍은 전통적인 제조업의 틀을 깨고 완벽한 페이퍼리스 환경을 구축하기 위해 여러 솔루션을 검토했습니다. 그 결과, 무거운 올인원 ERP 대신 하이드로텍의 현장 상황에 가장 유연하게 대응할 수 있는 스팬딧을 최종 선택했습니다.

1. 모바일 앱 기반의 즉시 지출 등록과 데이터 자동 연동

가장 획기적인 변화는 현장에서 즉시 지출 결의가 가능해졌다는 점입니다. 직원이 카드를 결제하는 순간 스팬딧 앱으로 내역이 자동 연동되며, 지갑에 영수증을 꽉꽉 채워 다니거나 분실을 걱정할 필요 없이 스마트폰 터치 몇 번만으로 즉시 지출 결의를 상신할 수 있게 되었습니다.

2. 현장 맞춤형 업무 환경 구축

임직원 대상 외부 SaaS 솔루션 도입이 처음이었던 하이드로텍은 무엇보다 '사용자 편의성'과 '유연성'을 최우선으로 고려했습니다.

• 연령대 무관, 초간편 사용성

  • 모바일 앱 UI가 매우 직관적이라 연령대가 높은 현장 및 생산직 직원들도 별도의 큰 어려움 없이 빠르게 적응할 수 있었습니다.

• 하이드로텍에 딱 맞는 유연한 모듈 구성

  • 사내 ERP 환경과 중복되거나 불필요한 기능 없이, 하이드로텍의 지출 구조에 꼭 필요한 모듈만 선택하여 사용할 수 있어 도입 효율을 높였습니다.

• 전문적인 전담 매니저 케어

  • 도입 단계부터 시스템 안착까지 상세한 가이드를 제공하는 기업 담당 매니저의 존재는 하이드로텍에게 큰 매력으로 다가왔습니다.

"이제 영수증을 따로 챙기지 않아도 되고, 출장 중에도 핸드폰으로 바로 처리할 수 있어 너무 편하다는 현장 직원들의 피드백을 들을 때 기획자로서 큰 보람을 느낍니다. 스팬딧은 우리 관리부를 단순 반복 업무에서 해방시켜 주었고, 덕분에 더 가치 있고 전략적인 핵심 업무에 집중할 수 있는 '진짜 시간'을 벌게 되었습니다." (하이드로텍 관리부 이지우 대리)

도입 효과: 스팬딧이 가져온 3가지 획기적인 변화

스팬딧 도입 후, 종이 결재에 익숙했던 하이드로텍의 업무 환경은 놀랍도록 스마트하게 변모했습니다.

1. 마감 시간 50% 단축과 완벽한 페이퍼리스 달성

가장 획기적인 변화는 단연 '시간의 단축'이었습니다. 매월 초 경비 처리 및 전표 입력에 소요되던 실무 시간이 기존 대비 약 40~50% 이상 감소했습니다. 4~5일씩 걸리던 마감 업무가 이제는 하루나 이틀이면 충분해졌습니다.

종이 영수증 취합과 수기 대조에 낭비되던 시간을 없애고 결산 업무를 획기적으로 단축하는 방법, '결산' 야근을 없애는 유일한 방법: 스팬딧 지출증빙 자동화 콘텐츠에서 확인해 보세요.

또한, 종이 영수증 출력 비용 및 지사에서 본사로 증빙 서류를 보내던 우편/택배 비용이 100% 절감되었습니다. 불필요한 모듈을 배제하고 스팬딧의 핵심 기능만 성공적으로 안착시켰기에, 솔루션 도입 비용 대비 체감하는 ROI는 그 이상이었습니다.

2. 1분 만에 끝나는 모바일 경비 처리 (현업 만족도 200%)

하이드로텍 임직원들이 꼽은 스팬딧의 가장 큰 장점은 '모바일 앱을 통한 간편한 지출 등록'입니다. 법인카드를 결제하는 순간 앱으로 내역이 자동 연동되며, 현장이나 출장지에서 스마트폰 터치 몇 번만으로 즉시 지출결의 상신이 가능해졌습니다.

"이제 지갑에 영수증을 모아두지 않아도 돼서 너무 편해요!" "출장 중에도 핸드폰으로 바로 처리할 수 있으니 업무가 훨씬 수월합니다." (스팬딧 도입 후 하이드로텍 현장/생산직 직원들의 실제 피드백 중)

3. 관리부의 역할 변화: '진짜 시간'을 벌다

도입 초기, 새로운 시스템을 낯설어하던 직원들을 위해 가이드라인을 만들고 교육했던 관리부는 이제 가장 큰 수혜자가 되었습니다.

"직원들이 스팬딧이 너무 편하다고 피드백을 주셨을 때 기획자로서 엄청난 보람을 느꼈습니다. 스팬딧은 우리를 단순 반복적인 영수증 대조 작업에서 해방시켜 주었습니다. 덕분에 저희 관리부는 조직문화 개편이나 직원 복지 향상 같은 더 가치 있고 전략적인 핵심 업무에 집중할 수 있는 '진짜 시간'을 벌게 되었습니다." (하이드로텍 관리부 이지우 대리)

"전통적 제조업의 틀을 깨는 혁신 파트너, 스팬딧"

'도전, 소통, 전문성, 책임감'. 하이드로텍의 핵심 가치(H-CORE)는 기업의 재무 운영 방식에도 그대로 녹아들었습니다. 연령대나 직군에 핑계를 대지 않고, 임직원의 편의를 위해 과감하게 스팬딧을 도입한 하이드로텍의 결단은 완벽한 성공으로 이어졌습니다.

우리 회사 현장 직원들도 과연 잘 쓸 수 있을지 망설이고 계신가요? 스팬딧과 함께라면 연령이나 직군에 상관없이 누구나 가장 쉽고 완벽하게 페이퍼리스 혁신을 경험할 수 있습니다.

하이드로텍처럼 쉽고 스마트한 경비 지출 관리 시스템을 구축하고 싶으시다면, 아래 [더 알아보기] 버튼을 눌러 스팬딧 도입문의를 남겨주세요. 스팬딧의 전문 매니저가 최적의 솔루션을 찾아 드리겠습니다.