계약금, 중도금 이중지급 막는 스팬딧 선지급금 관리 전략
엑셀 기반 선지급금 관리가 위험한 4가지 이유
수많은 재무 전문가들이 연간 예산 수립 노하우를 공유하지만, 현실은 '계획대로 되지 않는 것'이 예산입니다. 특히 전통적인 스프레드시트(Excel) 기반의 예산 관리는 다음과 같은 근본적인 한계를 안고 있습니다.
엑셀은 훌륭한 도구이지만, 실시간으로 변하는 지출 내역과 선지급금을 연동하기에는 근본적인 한계가 있으며, 이는 곧 치명적인 재무 리스크로 직결됩니다.
치명적인 이중지급 위험
선지급 내역이 실시간으로 공유되지 않거나 담당자가 바뀔 경우, 최종 세금계산서 금액을 선지급금을 제외하지 않고 전액 지급하는 실수가 발생합니다. 이는 기업의 현금 유출을 초래합니다.
실시간 잔액 파악 불가
"A 거래처에 지급한 계약금 5천만 원 중, 이번에 받은 세금계산서를 제하고 얼마가 남았지?" 수기로 기록된 엑셀 파일은 이 질문에 즉시 답해주지 못하며, 자금 운용의 정확성을 떨어뜨립니다.
정산 누락으로 인한 자산 왜곡
선지급금은 자산으로 처리되지만, 최종 비용(매입)과 정산(반제) 처리가 누락되면 해당 금액이 계속 장부에 남아 기업의 재무 상태를 실제와 다르게 왜곡시킵니다.
수기 대조에 드는 막대한 시간
재무팀은 매번 세금계산서가 올 때마다 과거의 선지급 내역을 일일이 대조하고 상계 처리해야 합니다. 이 단순 반복 업무에 핵심 인력의 귀중한 시간이 낭비됩니다.
스팬딧 선지급금 기능: 최종 지출과 선지급금을 '자동으로' 연결
스팬딧은 이 모든 불안과 비효율을 해결하기 위해 '선지급금 연결 관리' 기능을 제공합니다. 핵심은 선지급 내역과 최종 지출 증빙을 시스템 내에서 단 한 번의 클릭으로 연결하고 자동 차감(반제) 처리하는 것입니다.
스팬딧 선지급금 3단계 통합 관리 프로세스
선지급금 지급 보고서 등록
계약금, 중도금 등 거래처에 지급한 선지급 내역을 '지급 보고서'로 등록하고 이체를 완료합니다.
증빙 수신 및 자동 매칭
거래처로부터 최종 세금계산서, 인보이스(지출)가 발행되면, 스팬딧이 이를 자동으로 수신합니다.
[선지급금 연결 관리]로 자동 반제
지출 상세 화면에서 [선지급금 연결 관리] 버튼을 눌러 선지급 내역을 연결합니다. 시스템은 최종 지출 금액에서 선지급금액을 자동으로 차감하여 이중지급을 원천 봉쇄합니다.
이렇게 연결된 선지급금은 최종 지출 금액에서 자동으로 차감(반제)되며, 남은 잔액은 시스템이 알아서 관리해 줍니다. 더 이상 엑셀 파일을 뒤지거나 과거 이체 내역을 조회할 필요가 없습니다.
실제 업무 사례로 보는 스팬딧 선지급금 활용법
스팬딧의 선지급금 기능은 복잡한 기업 거래의 다양한 선수금, 중도금 시나리오에 완벽하게 대응하며, 복잡한 회계 처리를 단순화합니다.
Case | 업무 사례 | 스팬딧 활용 및 결과 |
|---|---|---|
Case 1. (1 : N) 선지급금 분할 정산 | 광고 캠페인 계약금 2억 5천만 원을 선지급. 이후 매월 말 1억 원, 1억 5천만 원의 세금계산서를 순차적으로 받음 | 활용: 2억 5천만 원 선지급금에 첫 번째 세금계산서(1억 원)를 연결하면 잔액 1억 5천만 원이 자동 추적됩니다. 결과: 두 번째 세금계산서(1억 5천만 원)를 연결하면 잔액이 0원으로 마감됩니다. |
Case 2. (N : 1) 복합 선지급금 통합 정산 | 소프트웨어 개발 용역의 계약금(3천만 원)과 중도금(5천만 원)을 지급한 후, 총액 1억 원짜리 최종 세금계산서 1건을 받음 | 활용: 최종 세금계산서(1억 원)에서 계약금(3천만 원)과 중도금(5천만 원)을 모두 연결합니다. 결과: 최종 지급할 금액 2천만 원이 자동 계산되며, 이 금액만 지급 요청하면 되므로 이중지급이 원천적으로 불가능합니다. |
Case 3. 스플릿(분할) 지출 정산 | 광고비 1천만 원 세금계산서를 마케팅팀(5백만 원)과 브랜드팀(5백만 원)이 나누어(스플릿) 처리해야 하며, 이 중 마케팅팀 비용은 기존 선지급금에서 차감해야 함 | 활용: 세금계산서를 두 부서로 스플릿 후, 마케팅팀의 스플릿된 지출(5백만 원) 상세 화면에서 선지급금을 연결합니다. 결과: 복잡한 내부 비용 배분 상황에서도 선지급금 정산을 누락 없이 정확하게 처리합니다. |
선지급금 관리, 이제 스팬딧에 맡기고 전략적인 재무 관리를 시작하세요
선지급금 관리는 더 이상 '기억'이나 '수기'의 영역이 되어서는 안 됩니다. 시스템을 통해 투명하게 추적하고 이중지급을 방지해야 할 기업 현금 흐름의 핵심입니다.
스팬딧을 통해 계약금, 중도금 등 모든 선지급 내역을 최종 지출과 실시간으로 연동하세요. 재무팀은 이중지급의 위험에서 벗어나고, 수기 대조의 비효율을 제거하며, 매입채무 관리를 투명하게 유지하여 기업의 현금 흐름을 정확하게 파악할 수 있습니다.
스팬딧 선지급금 기능의 독보적인 경쟁력
국내외 그 어떤 비용 관리(Spend Management) SaaS에서도 스팬딧처럼 거래처와의 계약에서 발생하는 복잡하고 다양한 유형의 선지급금 케이스(1:N, N:1, 스플릿 등)를 모두 커버하고, 최종 지출과 자동 상계 처리까지 완벽하게 지원하는 솔루션은 찾아보기 어렵습니다. 스팬딧은 이 독보적인 기능으로 기업의 가장 복잡한 매입/지급 관리를 해결합니다.
스팬딧은 선지급금 관리뿐만 아니라, 예산 통제를 통해 기업의 자원 낭비를 막습니다. 선지급금이 발생하는 시점에도 예산 초과 없이 관리하는 스팬딧 Budget 2.0의 혁신적인 기능을 함께 확인해보세요.
복잡하고 위험했던 선지급금 관리, 이제 스팬딧으로 단 한 번의 클릭으로 해결하세요.
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