재무제표의 골든타임 사수! 스팬딧으로 비용 인식을 간소화하는 4가지 방법

 💡 [TL;DR] 10초 핵심 요약

• 현황: 비용이 발생한 시점과 재무제표에 인식되는 시점이 어긋나면 '수익 비용 대응의 원칙'이 무너져 기업의 정확한 이익을 측정할 수 없습니다.

• 해결: 스팬딧(Spendit)은 법인카드 실시간 연동 및 특허받은 OCR 매칭으로 비용 발생 즉시 데이터를 수집하고, 폴리시(Policy)와 스마트한 승인라인으로 결재를 단축합니다.

• 효과: 종이 영수증 누락으로 인한 비용 인식 지연을 없애고, 검토가 끝난 데이터를 기업 ERP로 즉각 전송하여 빠르고 오차 없는 재무 결산을 완성합니다.

‘비용 인식 원칙’이란 비용의 발생 혹은 보고 시점에 초점을 맞춰 비용을 귀속하고 관리하는 ‘회계 기간’에 대한 규칙입니다. 잘못된 비용 인식은 손익계산서와 재무제표의 수치를 왜곡하여 정확하지 않은 재무 결과를 초래할 수 있으므로, 지난 포스팅을 통해 정확한 원칙을 바탕으로 이루어지는 비용 인식의 중요성에 대해 살펴보았습니다.

그렇다면 비용 지출 관리 솔루션 스팬딧은 어떠한 방법을 통해 비용 인식의 간소화와 원활한 수익 인식을 현실화하고 올바른 지출 관리를 도와줄까요?

1. 실시간 경비 수집: 비용 발생과 인식의 시차 제로화

1) 지출 내역의 실시간 추적과 분석

스팬딧은 실시간으로 비용 데이터를 추적하고 분석하는 기능을 제공합니다. 사전에 등록된 개인/법인 카드 및 계좌를 통해 발생한 경비는 스팬딧 지출 대시보드에 실시간으로 반영되어 투명하게 관리됩니다. 이를 통해 식대비, 유류비, 출장비, SaaS 구독료, 마케팅 예산 등 모든 비용 데이터를 즉시 추적하고 모니터링할 수 있습니다.

뿐만 아니라, 불필요한 지출 내역을 실시간으로 파악하여 경비 관련 통제 기능을 강화할 수 있으며, 비용 규정 설정 및 검토 또한 원활해져 회계 담당자의 업무 효율을 크게 향상시킵니다.

2) 영수증 자동 인식, 전자 영수증 불러오기

수기로 영수증을 수집하고 처리할 때, 여러 증빙 작업과 이에 따른 후속 처리 작업에 많은 시간과 인력이 소요되어 비용 회계 분야의 병목 현상을 야기합니다. 그러나 스팬딧을 활용하면 이러한 과정이 자동화되며 법인카드의 경우 자동으로 생성되는 전자 영수증 사용도 가능해집니다. 이로써 영수증 관리로 인한 비용과 시간 손실을 크게 줄일 수 있습니다.

더불어, 스팬딧만의 특허받은 영수증 촬영 인식 및 지출 자동 매칭 기능은 종이 영수증의 보관과 관리로 인해 발생하는 여러 문제를 해결해주어 종이 영수증 보관 및 관리에 따른 비용, 인력 낭비 등의 감소 효과를 볼 수 있습니다. 

2. 규정 준수 및 감사 추적 자동화(Compliance)

경비 규정의 관리 감독은 영수증 처리만큼이나 상당한 시간을 소요하는 작업 중 하나입니다. 스팬딧은 이런 작업을 간소화하는 데 도움을 줍니다. 스팬딧의 폴리시 기능은 지출 목적 혹은 계정과목 별로 설정된 디지털화된 경비 규정으로, 컴플라이언스 준수 여부를 자동으로 확인할 수 있습니다. 이로써 내부 통제 수준이 상승하게 됩니다.

또한 업무 환경과 관리 목적에 맞게 보다 유연한 경비 규정을 설정하여 정확한 비용 인식을 가능하게하여 경비 규정의 관리 감독을 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다.

보고서는 미리 설정된 폴리시(경비 규정)을 반영할 뿐 아니라 지출의 등록 경로, 수정 사항, 위반 내용 등 다양한 정보를 상세히 제공하여 관리자의 규정 검토 시간을 크게 단축합니다. 이에 더해 각 보고서는 해당 규정에 맞는 환급 금액을 자동으로 계산해주므로 환급액을 일일이 계산할 필요가 없어지며, 부정 경비 발생을 최소화하여 철저한 비용 관리와 내부 통제를 더욱 철저하게 강화할 수 있습니다.

3. 스마트한 승인라인: 결재 병목 타파로 빠른 비용 마감

지출 내역이 아무리 빨리 수집되어도, 중간 관리자의 결재석에서 보고서가 멈춰있다면 회계 장부에 비용을 기록할 수 없습니다.

• 상황에 맞는 맞춤형 결재 모드: 스팬딧은 여러 지정된 인원에게 순차적으로 결재를 받는 '멀티 지정 승인 모드', 제출자가 결재자를 직접 선택하는 '멀티 선택 승인 모드', 그리고 '단일 승인 모드' 등 기업의 상황에 맞는 유연한 전자결재 승인라인을 제공합니다.

• 셀프 승인 스킵: 보고서 제출자가 해당 승인라인에 포함되어 있을 경우, 불필요한 본인 결재 단계를 시스템이 자동으로 패스(스킵)해주는 '셀프 승인 설정'과 '최종 승인 스킵' 기능을 지원합니다. 의미 없는 클릭을 없애 결재 리드타임을 대폭 단축합니다.

또한 조직 내 다양한 부서의 적절한 인원과 결재 방식을 반영한 승인라인을 설정하여 사전 품의, 지출 보고, 예산 설정, 거래처 정산, 경비 환급 등의 프로세스를 웹 또는 모바일로 언제 어디서나 효율적으로 처리할 수 있습니다. 나아가 승인자에 따른 전결 금액도 지정할 수 있어 스마트한 지출 보고를 통한 비용 인식이 실현 가능해집니다.

4. 기업 ERP 완벽 연동: 재무제표 자동 기록 완성

최대로 간소화된 지출 보고 프로세스라 할지라도, ERP와 같은 회계 프로그램과의 데이터 전송이 이루어지지 않으면 자동화의 가치가 떨어질 수 있습니다. 스팬딧은 Open API 기능을 통해 더존, SAP, NetSuite 등과 같은 모든 ERP 시스템과의 연동을 통해 정확하고 신속한 회계 처리를 지원합니다. 자동으로 전표를 생성하고, 회계 코드 연동 및 부가세 신고 등의 기능을 통해 비용 처리를 자동화시킵니다.

스팬딧의 ERP 시스템 연동 기능은 분개장 항목을 몇 초 안에 확인할 수 있게 해주고, 회계 프로그램 내에서 특정 범주로 분류되는 경비 규칙을 지정할 수도 있습니다. 또한 회계 코드 설정을 통해 여러 업체 간 경비를 동기화하거나 실시간 가시성을 제공하는 등, 정확한 재무 보고를 위한 비용인식 추적을 효과적으로 강화해 줍니다.

지출 및 비용 관리 자동화 FAQ

Q. 스팬딧으로 실시간 수집된 지출 내역을 특정 프로젝트나 부서별 비용으로 쪼개서 인식할 수 있나요?

A. 네, 완벽하게 가능합니다. 스팬딧은 지출 건마다 '프로젝트', '코스트센터(부서)', '비용 구분' 등 다차원 태그(Tag)를 달 수 있습니다. 이를 통해 공통으로 발생한 비용이라도 어떤 수익 활동에 기여했는지 '원인과 결과의 직접 대응'을 손쉽게 추적하고 분류할 수 있습니다.

Q. '셀프 승인 스킵' 기능을 사용하면, 합의자(Reviewer)가 제출한 보고서도 앞선 승인라인이 전부 무시되고 통과되나요?

A. 아닙니다. 스팬딧은 내부 통제의 무결성을 지킵니다. 제출자가 승인자가 아닌 '합의자' 권한으로 라인에 포함된 경우에는, 앞선 승인 단계들은 그대로 정상 유지되며 오직 제출자 본인의 합의(Review) 단계만 제한적으로 스킵됩니다.

정확한 비용 인식, 시스템의 속도가 결정합니다

올바른 비용 인식은 종이 영수증을 모으고 풀칠하는 낡은 방식으로는 절대 이루어질 수 없습니다.

비용이 발생한 그 순간부터 영수증 매칭, 규정 검토, 승인라인 통과, 그리고 ERP 전표 생성까지. 스팬딧은 지출의 전체 생애 주기를 하나의 플랫폼에서 끊김 없이 연결하여 기업의 재무 투명성을 완벽하게 보장합니다.

가장 똑똑한 비용 관리 파트너 스팬딧과 함께, 어긋난 비용 인식의 시차를 없애고 가장 정확한 재무제표를 완성해 보세요.

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