기업 소개
사명: 휴고보스코리아 유한회사
업종: 패션·명품·뷰티
이용 중인 상품: 스팬딧
휴고보스코리아는 글로벌 패션 브랜드 HUGO BOSS의 한국 공식 법인으로, BOSS와 HUGO 라인의 의류, 슈즈, 액세서리 등을 국내 시장에 선보이고 있습니다. 주요 백화점과 아울렛 매장, 그리고 온라인 스토어를 통해 프리미엄 라이프스타일 패션을 제안하고 있으며, 포멀한 비즈니스 룩부터 캐주얼웨어까지 다양한 스타일을 전개하고 있습니다.
휴고보스는 ‘우리는 패션을 사랑하며, 패션을 변화시킨다(We Love Fashion, We Change Fashion)'는 미션 아래, 글로벌 프리미엄 테크 기반의 패션 플랫폼이 되겠다는 비전을 실현해 나가고 있습니다.
도입 배경
비효율적인 문서 프로세스
대부분의 비용 청구를 서류로 처리하면서, 수기 작성, 서류 출력, 전달 및 보관 등 전반적인 과정에서 많은 불편함이 발생했습니다.
불편한 자료 조회
과거에 제출한 비용 처리 내역을 확인하려면 종이 서류를 직접 찾아야 했기에, 필요한 정보를 조회하는 데 많은 시간이 걸렸습니다.
업무 효율성 저하
경비 보고서 제출 시 증빙자료가 누락되거나 보완이 필요한 경우, 청구자에게 직접 요청하고 회신을 받아야 하는 반복적인 커뮤니케이션이 발생하여 제출자와 승인자 모두의 업무 효율성이 크게 저하되었습니다.
지급 여부 확인의 어려움
제출자는 거래처에 비용 지급 완료 여부를 확인하기 어려워 이를 재무팀에 직접 문의하는 상황이 빈번히 발생하였습니다.
휴고보스코리아는 법인카드를 활용한 개인경비 청구 업무에만 스팬딧을 활용하고 있었지만, 이후 스팬딧에 지급 기능이 도입되면서 세금계산서, 인보이스 등을 통합적으로 관리하게 되었습니다.
임직원이 스팬딧을 이미 익숙하게 사용하고 있던 만큼, 자연스럽게 업무 확장이 가능하다는 점에서 효율성이 높다고 판단하여 스팬딧의 지급·거래처 관리를 도입했습니다.
또한, 재무팀으로서도 전반적인 비용 처리를 하나의 플랫폼에서 통합하여 관리할 수 있다는 점에서 프로세스 일원화와 업무 일관성에 많은 도움이 될 것으로 판단했습니다.
도입 효과
직원들의 입력 오류나 제출 누락과 같은 휴먼 에러 평균 40% 이상 감소
재무팀의 업무 처리 시간이 평균 30% 이상 감소
서류 관리에 소요되던 시간과 비용이 평균 50% 이상 감소
휴고보스코리아는 전체 비용 처리 건의 대부분을 스팬딧을 통해 처리하면서, 실질적인 Paperless 환경을 구축하여 종이 사용량을 감소할 수 있게 되었습니다.
이전에는 청구자가 종이 서류 제출을 놓쳐 비용 처리가 누락될까 항상 신경 써야 했는데, 그런 부담이 줄어들어 직원들이 더욱 편리하게 비용 처리를 할 수 있게 되었습니다. 덕분에 반복적인 행정 업무가 감소했고, 다른 주요 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들었다는 점에서 긍정적인 피드백을 받았습니다.
또한, 스팬딧의 보고서 반려 기능을 통하여, 제출된 보고서에 대한 증빙 보완 등 피드백 업무가 간소화되어 업무 효율성이 증가하였습니다.
주요 활용 기능
휴고보스코리아는 지급·거래처 관리 기능 도입으로 세금계산서를 한 곳에서 조회, 처리, 승인, 이체까지 하나의 흐름으로 처리하고 관리할 수 있다는 점이 가장 만족스러웠습니다.
직원들도 본인 앞으로 발행된 세금계산서를 스팬딧에서 쉽게 조회하여 빠른 처리가 가능해졌고, 재무팀은 하나의 시스템에서 비용 대부분을 실시간으로 모니터링·관리할 수 있어 업무 효율성이 증가하였습니다. 이에 따라, 누락되는 비용이 줄면서 안정적인 비용 관리가 가능해졌습니다.
스팬딧 도입은 비용 담당자로서 고려해야 할 요소가 많았기 때문에 쉽지 않은 도전이었습니다. 하지만 제출자, 승인자, 그리고 재무팀 모두가 더욱 효율적으로 일하는 방법을 끊임없이 고민하여 도입을 결정하게 되었습니다. Paperless를 구축한 지금은 직원들의 긍정적인 피드백을 들으며 업무에 보람을 느끼고 있습니다. 문의사항이나 요청사항도 빠르게 피드백 주시며 함께 개선해주신 스팬딧 측에 감사함을 전합니다!
휴고보스코리아, 이수지 매니저
