외부 기장 시 스팬딧을 활용해야 하는 이유

자체 기장과 외부 기장

기장이란?

사업자의 모든 거래(수입과 지출)를 법적 증빙(세금계산서, 신용카드 전표, 현금영수증 등)에 근거해 장부에 기록하고, 이를 바탕으로 각종 세금 신고 및 재무제표를 작성하는 회계 업무입니다.

기장은 방식에 따라 크게 자체 기장과 외부 기장으로 구분하기도 합니다.

자체 기장

• 대상: 전문 인력을 보유한 기업, 재무정보 활용도가 높은 기업

회사 내부에서 직접 장부를 작성하고 세금 신고를 수행하는 것을 의미합니다. 보통 재무·회계팀이나 경영지원팀의 전담 인력이 배정되어 있는 경우입니다. 기업이 일정 규모로 성장하면 자연스럽게 기장을 직접 하는 경우가 많습니다. 규모가 크지 않은 기업이라도, 투자 유치 등을 위해 재무정보 활용도가 높은 경우 자체 기장을 하기도 합니다.

외부 기장

• 대상: 소규모·인력 부족 기업, 비용 절감 및 세무 리스크 최소화가 필요한 기업

세무법인·세무사무소 등에 장부 작성과 세금 신고 등 회계·세무업무를 위탁하는 것을 의미합니다. 아직 기업의 규모가 작거나 전문 인력이 없는 경우, 외부 전문가에게 업무를 맡기곤 합니다. 즉, 외부 기장은 회사의 회계와 세무 전반을 체계적이고 전문적으로 관리해주는 역할을 하며, 경영자가 본업에 집중할 수 있도록 돕는 서비스라고 할 수 있습니다.

외부 기장의 업무 범위

외부 기장이 담당하는 주요 업무 범위는 다음과 같습니다.

먼저, 복식부기 방식으로 회계 장부를 작성하고, 이를 바탕으로 1년에 한 번 재무제표를 작성합니다. 재무제표는 회사의 재정 상태와 경영 성과를 한눈에 보여주는 중요한 자료입니다.

또한, 부가가치세, 법인세, 원천세 등 각종 세금 신고 업무도 대행합니다. 임직원의 급여 계산과 지급, 그리고 4대 보험(국민연금, 건강보험, 고용보험, 산재보험) 관련 업무도 외부 기장 서비스에 포함됩니다.

회계연도 말에는 세무조정과 결산 업무를 수행하여, 실제 세금 부담을 정확하게 산출하고, 법적으로 요구되는 결산 절차를 마무리합니다. 이 외에도, 법인 설립 절차를 지원하거나 정부 및 지자체의 각종 지원금 신청 등 부가적인 업무도 필요에 따라 수행합니다.

외부 기장 시 유의사항

자료 제출 및 관리 책임

회사는 통장 거래내역, 세금계산서, 영수증 등 모든 회계 관련 자료를 빠짐없이 제출해야 합니다. 만약 자료를 누락하거나 제출하지 않으면, 그로 인해 발생하는 오류나 누락에 관한 책임은 회사에 있습니다.

따라서, 자료 제출에 소홀함이 없어야 하며, 제출한 자료를 바탕으로 세무법인이나 세무사무소에서 작성한 장부와 재무제표 등은 반드시 직접 확인해야 합니다. 필요하다면, 제출했던 원본 자료도 돌려받아야 하므로 자료 관리에도 신경을 써야 합니다.

기본적인 회계 자료는 자체 관리

외부 기장에 모든 회계 업무를 맡기더라도, 회사 내부에서 기본적인 회계 자료를 관리하는 것이 바람직합니다. 외부에만 전적으로 의존할 경우, 자료의 오류나 부정확한 처리가 발생해도 이를 검증하거나 바로잡기가 어렵기 때문입니다.

따라서, 장부나 계정과목 처리가 제대로 이루어지고 있는지 주기적으로 점검해야 하며, 잘못 처리된 부분이 있다면 추후 가산세 등 세무상 불이익이 발생할 수 있으므로 각별히 주의해야 합니다.

외부 기장을 맡겨도 스팬딧이 필요한 이유

스팬딧 5,000여 개 기업이 선택한 기업 지출 및 비용 관리 플랫폼입니다. 스팬딧 고객사 중엔 외부 기장을 이용하는 스타트업과 중소기업도 다수 있습니다. 이들은 어째서 외부 기장과 스팬딧을 함께 이용하고 있을까요?

자료 제출 및 관리 용이

스팬딧은 법인카드, 개인카드, 세금계산서 등 모든 지출 내역을 실시간으로 자동 수집하고, 영수증 자동 인식(OCR), ERP 전표 입력 자동화를 지원합니다. 이 덕분에 지출 관련 업무가 많이 줄어듭니다. 세무법인이나 세무사무소는 스팬딧에서 정리된 자료를 바탕으로 장부 작성과 세무 신고에 집중할 수 있어, 오류나 누락의 위험이 현저히 감소합니다.

또한, 스팬딧에서 정리된 지출 자료와 보고서는 엑셀 파일로 쉽게 다운로드할 수 있고, 세무법인에 감사인(Auditor) 권한을 부여해 직접 자료를 조회하게 할 수도 있어 업무 협업이 원활해집니다.

기업이 성장해 자체 기장으로 전환할 때도 스팬딧을 사용하면 내부에서 자료를 직접 관리해왔기 때문에 전환이 훨씬 수월합니다.

비용 관리 투명성 향상

부서별·직원별로 비용 한도와 정책을 설정할 수 있어 비용 집행의 투명성과 컴플라이언스도 강화됩니다. 실시간 지출 모니터링, 규정 위반 자동 탐지, 유연한 승인 라인 설정 등 다양한 기능을 통해 휴먼에러와 비용 어뷰징도 방지할 수 있습니다.

우리 회사만의 비용 정책을 수립하는 방법이 궁금하시면 이 콘텐츠도 읽어 보세요.

오늘은 자체 기장과 외부 기장의 차이를 알아보고, 외부 기장 시에도 스팬딧을 사용해야 하는 이유를 알아보았습니다. 현재 외부 기장을 맡기면서 추후 자체 기장으로 전환을 고려하시거나, 외부 기장 시 세무법인·세무사무소에 자료를 전달하는 것이 번거로우셨나요? 그렇다면 아래 링크를 통해 스팬딧 도입문의를 남겨주세요. 스팬딧의 전문 매니저가 최적의 솔루션을 찾아 드리겠습니다.