법인 적격증빙자료 손쉽게 관리하기

💡 [TL;DR] 10초 핵심 요약

• 현황: 법인과 개인사업자는 세법에 따라 사업과 관련된 모든 거래의 '적격증빙' 자료를 5년간 보관해야 합니다. 종이 영수증은 시간이 지나면 잉크가 날아가 증빙의 효력을 상실하기 쉽습니다.

• 핵심: 거래 건당 3만 원 초과 지출 시 반드시 정규 지출증빙(세금계산서, 신용카드 전표 등)을 수취해야 매입세액 공제를 받고 가산세 폭탄을 피할 수 있습니다.

• 해결: 스팬딧(Spendit)으로 영수증을 촬영하여 업로드하면, 종이 영수증을 폐기해도 법적 효력이 인정되며 카드 내역과 자동으로 매칭되어 재무팀의 영수증 검토 시간을 획기적으로 줄여줍니다.

법인 또는 개인사업자는 법인세나 소득세 신고 기한이 지난날부터 5년간 사업과 관련된 모든 거래에 대해 증빙자료를 보관하여야 합니다. 비용 지출 시 법적으로 필수로 지정된 증빙을 “적격지출증빙”, “적격증빙”, 또는 “법정지출증빙” 이라고 하며 크게 정규 지출증빙과 비정규 지출증빙으로 나뉩니다. 이러한 적격증빙자료의 종류와 이를 손쉽게 관리하는 방법에 대해 알려드립니다.

정규 지출증빙

법인이 사업자로부터 재화나 용역을 공급받는 경우에는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 혹은 현금영수증을 수령하여야 하는데 이러한 서류를 정규 지출증빙서류라고 합니다.

1. 세금계산서

세금계산서는 사업자가 거래한 상대방으로부터 부가가치세를 징수한 사실을 증명하기 위하여 발급하는 계산서입니다. 그렇기에 당연히 부가세가 존재하는 과세물품에 대해 발행되며 간이과세자 혹은 면세사업자는 세금계산서를 발행하지 못합니다.

일반적으로 증빙 서류 중 세금계산서는 가장 신뢰성 있는 증빙으로 인정받습니다. 대신 필요적 기재사항을 하나라도 누락하면 정규 지출증빙으로 인정되지 않습니다.

• 필요적 기재사항

  • 공급자의 사업자 등록번호, 성명 또는 명칭

  • 공급받는 자의 사업자 등록번호

  • 공급가액과 부가가치세액

  • 작성 연월일

만약 필요적 기재사항의 일부가 누락되거나 사실과 다르다면 매입세액을 공제받지 못하거나 가산세를 부담하게 됩니다. 다만, 착오로 사실과 다르게 제출되었으나 다른 필요적 기재 사항 등으로 거래사실이 확인되는 경우는 매입세액을 인정받을 수 있습니다.

2. 계산서

계산서 역시 소득세 혹은 법인세에 대한 납세의무가 있는 사업자만이 교부할 수 있습니다. 하지만 세금계산서와 다르게 면세 물품에 대해 발행되는 증빙이며 공급가액만 표기되고 부가가치세는 별도로 표기되지 않습니다. 즉, 세금계산서와 계산서의 차이는 과세물품(세금계산서)에 대한 지출증빙인지, 혹은 면세 물품(계산서)에 대한 지출증빙인지입니다.

면세 물품을 구매하는 경우에는 아무리 공급하는 사업자와 공급받는 사업자가 과세 사업자라고 해도 부가가치세가 별도로 부담되지 않기 때문에 세금계산서를 받을 수 없습니다. 다시 말하자면 세금이 존재하지 않는 거래에 대해 “세금”계산서를 발행할 수 없는 것입니다.

3. 신용카드 매출전표(직불카드포함)

신용카드 매출전표는 재화 및 용역을 공급받은 사업자가 신용카드로 결제하고 지출액을 결제하기 위해 받는 전표를 말합니다. 부가가치세를 공제받기 위해서는 카드사에서 받는 “일자별 카드 이용대금 명세서"와 같이 세액이 별도로 구분 표시된 것으로 받아야 합니다.

법인카드와 임직원 개인카드의 정규 지출증빙 인정 여부

4. 현금영수증

현금영수증은 비용을 지출하고 현금을 내면서 현금영수증 카드 혹은 핸드폰 번호를 제시했을 때 발행되는 전표를 말합니다.

현금영수증도 신용카드 매출전표와 동일하게 인정됩니다. 다만 현금영수증은 근로자를 위한 소득공제용과 사업자를 위한 지출증빙용 현금영수증으로 구분이 됩니다. 따라서 회사 관련 증빙의 경우에는 반드시 지출증빙용 현금영수증을 받아야 합니다.

비정규 지출증빙

비정규 지출증빙이란 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증과 같은 정규 지출증빙 외에 사업자가 재화나 용역을 공급받으면서 받는, 거래 사실을 증명하는 서류를 말합니다.

1. 간이영수증

간이영수증은 세금계산서의 필요적 기재사항 중 공급받는 자와 부가가치세가 제외된 약식 계산서를 말하는 것으로 간이영수증 또는 영수증이라고 쓰인 용지에 작성, 또는 금전등록기 영수증을 통해 발행 할 수 있습니다. 부가가치세에 대한 정보가 없기에 필요경비는 인정이 되나, 부가가치세법상 매입세액공제는 불가능합니다.

간이영수증의 경우 주로 사업자가 아닌 최종소비자인 개인을 상대로 3만 원 이하 소액 거래에 사용됩니다. 3만 원 초과 시 적격증빙으로 인정받을 수 없습니다. 만일 비용으로 인정받고자 한다면 2%의 증빙불비가산세(적격증빙 미수취금액 X 2%)를 부담하여야 합니다.

간이영수증은 홈택스에서 따로 조회되지 않으니 자료를 꼭 수집하여야 합니다.

2. 거래명세서, 지출결의서

거래명세서는 거래내역을 판매자와 구매자가 확인하고 공급한 내용의 정확성을 확인하는 서류입니다. 지출결의서는 내부적으로 업무와 관련하여 지출이 예상될 때 이에 대해 결재받기 위해 쓰이는 양식입니다. 두 개 양식 모두 회사에서 내부 관리용으로 활용되는 서식이며 법적으로 정해진 증빙은 아닙니다.

법인이 지출할 때 챙겨야 하는 증빙서류

출처: 세무법인 세이브택스 인부천지점

스팬딧을 통한 손쉬운 증빙자료 관리

지출 및 비용 관리 플랫폼(Spend & Expense Management Platform)을 사용하면 기업에서 지출되는 경비를 통합적으로 관리할 수 있습니다.

이전에는 경비 영수증을 5년간 보관하기 위해 실무자들이 A4 용지에 영수증을 일일이 풀칠하고, 엑셀에 내역을 적어 결재를 올리는 소모적인 과정이 필요했습니다. 특히 감열지로 된 종이 영수증은 3~6개월만 지나도 잉크가 하얗게 날아가 세무 조사 시 증빙 의무를 다하지 못하는 치명적인 리스크가 발생합니다.

지출 및 비용 관리 플랫폼 스팬딧(Spendit)은 낡은 영수증 보관 방식을 완벽한 디지털(DX)로 혁신합니다.

• 종이 영수증 실물 폐기 가능 (법적 효력 충족)

  • 스팬딧 앱으로 종이 영수증을 촬영하거나 전자 영수증을 업로드하면, 해당 데이터는 전자문서 및 전자거래 기본법 등에 따라 종이 영수증 원본과 동일한 법적 효력을 갖게 됩니다. 촬영 즉시 귀찮은 종이 영수증은 쓰레기통에 버려도 세무상 아무런 문제가 발생하지 않습니다.

• 특허받은 OCR 자동 매칭

  • 임직원이 영수증을 사진으로 찍어 올리면, 스팬딧의 강력한 OCR(광학 문자 인식) 기술이 영수증 내용을 판독하여 연동된 법인카드 승인 내역과 100% 자동으로 매칭해 줍니다.

• ERP 연동 및 규정 자동 검토

  • 카드 내역이 스팬딧에 자동으로 수집될 뿐만 아니라, 3만 원 초과 시 영수증 필수 첨부 등 회사 규정이 지출 결의 단계에서 자동 검토됩니다. 최종 승인라인을 통과한 데이터는 회계 프로그램(ERP)으로 자동 전송되어 재무팀의 수기 입력(풀칠 및 엑셀 타이핑) 시간을 0으로 만듭니다.

기업의 성장은 엑셀과 풀칠 같은 비효율을 제거하는 것에서 시작합니다. 적격증빙 수집의 번거로움과 분실 리스크를 스팬딧으로 해결하고, 재무팀이 더 중요한 데이터 분석과 자금 관리에 집중할 수 있는 환경을 만들어 보세요.

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